日语邮件怎么写 | 称呼一律用「XX桑」？你可能犯了大错

特约作者 / 苏菲

上一期开始的【日语邮件】系列里，我们给大家讲解了日语邮件的几大类别以及标题的书写。这篇文章中咱们来讨论一下，如何写邮件的称呼以及开头。

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一、邮件的称呼
对大多数日语初学者来说，最初接触到的称呼方式都是「〜さん」，也就是常说的某某桑了。那么在邮件中，直接写某某桑到底对不对呢？

有时候对，有时候不对。

称呼的方式，往往要根据场合的正式程度以及我们和对方的关系来定。在这里我把场景粗略分为四级：

1.最高级（社外、客户+第一次邮件）

2.次高级（社外、客户+日常邮件）

3.普通级（社内、不熟的人或上司）

4.次普通级（社内、平级同事日常邮件）

事实上，只有在4.次普通级中，我们才可以随心所欲的用XX桑而绝不会犯错。而2和3中，仅仅在双方都非常熟络的情况下，用XX桑来称呼对方才能算勉强不犯错。

那么，这四个等级中，我们应该如何去撰写邮件的称呼呢？下面就来详细解说一下吧。

1.最高级（社外、客户+第一次邮件）

我们先来看一个典型的商业邮件开头：

在这封邮件中，称呼用了最正式的方式：
公司名+部署名+对方的名字+様
其中名字的部分，写全名会比只写姓氏再正式那么一点点。

在第一次写邮件，或者双方还都不太熟悉的时候，用这种方式是最保险的。无论对方是不那么在意规矩的年轻人，还是保守的中老年人，都挑不出错来。

2.次高级（社外、客户+日常邮件）

当你和客户逐渐熟悉，来往也频繁后，就可以适当的省略公司名、部署名，而只用下面的格式：
对方的名字+様
如果两人关系比较好、或者是较平等的合作关系、亦或对方公司风格较为活泼、开明时，用「XXさん」来称呼也是可以的。至于选择哪一种，也根据个人习惯有所不同。有一些日本人即使与人熟悉后也会把邮件写的很繁复。

3.普通级（社内、不熟的人或上司）

由于「様」给人的感觉多是对「外」的敬称，所以在公司内用的不是太多。但对于关系较远的部门、兄弟公司、接触很少的上司、职位较高的大上司等发第一封邮件，或偶尔发邮件时，可以用以下的格式：
对方的名字+様
或者
对方的名字+职务名
（如  田中部長）
那么与他们熟悉了之后怎么称呼呢？同样，这部分要看你所在的职场的气氛与习惯。最好的方式就是偷偷观察别的同事在同样的场景下如何操作。

4.次普通级（社内、平级同事日常邮件）

如果你不是平时说话就喜欢处处敬语的人，对于经常联络的平级同事，可以放心用「XXさん」l来称呼。

切记，如果你没有一百分的把握，さん最好不要省略。即使口头可以省略，邮件也最好不要。

最后，我们再来做一些补充说明。

当你给两个人同时发邮件时，在称呼间加个回车，就可以了。

AA様

BB様

但是给三人以上发送邮件，名字过多时，该如何写敬称呢？

给公司外某个部门全体、或者某个负责的部门（具体负责人不明）发邮件时，可以这样写：
公司名 + 部署名 + 御中
如：
株式会社XXX
営業部御中
给没有特定联系的多个人发邮件时，用：

各位

或

お客様各位

「各位」已经包含了敬称，公司内外都可以使用。

最后一种特殊情况，就是写邮件时cc某个人，而且你希望特地告知他人「这个人也在cc里」，或是特地希望这个被cc到的人回应一下邮件的内容。这时候可以在称呼里写：

XX 様

Cc: XX様、XX様

以此方式，便可以让所有人注意到了。

二、邮件的开头
很多教写邮件的文章中，都会提到书信时代的「季节语」。比如「いよいよ年の瀬を迎え、ご繁忙のことと拝察いたします」这样的话。但我认为对于初学者来说大可不必。

因为这样的话其实在商务邮件语境中略显「生硬」，仅在一些极其正式的特殊场合、特殊气氛中使用。在熟悉日语商务邮件的语境之前去硬套，很容易造成反效果，使得邮件变得好像东拼西凑，比较奇怪。所以在这里，只讲我们作为外国人绝对不会让人觉得失礼的一般写法。

1.与社外、客户等联络时

第一次与对方联络，开头这样写：

初めてメールをさせていただきます。XX会社（公司全称）のXX（自己的全名）と申します。

之后展开正文即可。

除了第一次邮件以外，其他邮件的开头套路相当一致：

いつもお世話になっております。XX会社のXXです。

这里视情况可以省略公司，也可以只写自己的姓氏而不写全名。但是这两句话是基本都要有。

还有一种特殊情况就是与对方很久很久没有联系（一年以上），再次取得联系的时候：

大変ご無沙汰しております。XX会社（公司全称）のXX（全名）です。

2.与社内联络时

与公司内的人联络时，最主要的变化有两个，一是把公司名变成部门名。二是把「お世話になっております」变成「お疲れ様です」：

お疲れ様です。プロダクト企画部のXXです。

在熟了之后，与同事的日常联络中。可以逐步省略部门名称。有时候在双方联络极为频繁时，也会省略第二句话。仅以「お疲れ様です」开头。

以上这些技巧，看似简单，却能够帮你应对各种各样的商务场景。如果对你有帮助的话，可以点个在看并关注公众号持续获得更新哦！

本系列的下一篇，我们会讲如何写日语商务邮件的正文，敬请期待！

作者：苏菲，2010年赴日，东京大学修士课程毕业后就职于日本IT公司，现居东京，为自由撰稿人。