日语邮件怎么写 | 邮件标题三大常用类型，一次讲明白

特约作者 / 苏菲

在留学和就职、以及日本相关的工作中，我们经常会遇到用日语发邮件的时刻。初次接触日语邮件，你可能会首先有这样的猜想：

日语邮件和中文邮件的书写是不是类似呢？

完全不一样！

那日语邮件是不是和英文邮件差不多呢？

也完全不一样！

用日语发邮件，并不是按照其他邮件的书写方式翻译成日语那么简单。从标题、称呼、行文、结尾……都有特定的书写方式。一个疏忽就很容易被人认为不礼貌或者不专业。也怪不得很多在日本的中国人都会抱怨邮件的冗长。

但这种冗长也有一个隐藏的利好：一旦你学会他们的行文方式，写一封脱颖而出的，地道又礼貌的日语邮件，对方就会惊叹你对语言和文化的掌握程度，进而可以为自己带来一些机会。

所以在今天开始的这个【日语邮件】系列里，我们会给大家逐渐详细讲解日语邮件的每一个细节。强烈建议长期收藏，并持续关注公众号一起学习哦！

一、什么时候写邮件
这第一点也许会令你很惊讶：难道不是该写的时候就写吗？

这完全正确，但你可能会意想不到，有时候你认为不该写邮件的时候，也应该写邮件。

在日本企业和组织的概念里，邮件并不仅仅是「通知」「商议」，更有着「留存证据」「告知其他相关人士」的作用。

首先，面对面口头或打电话商议好的重大事项，需要通过邮件再次发送一遍，用以留存证据之用。

其次，你和对面负责人两个人商议好的事项，需要通过邮件告知你们各自的上司，以及其他相关人员。同时通知多个人员也进一步起到了留存证据的作用。

所以，邮件宁可多，宁可烦，也不要少。如果你实在不确定是否需要发邮件，就当面与对方确认是否需要发，或者私下里问问上司吧。

二、日语邮件题目的三大类别
题目中必须要有的信息，是「邮件的主旨」。也就是这封邮件主要想说什么事。根据邮件内容不同，可以分为以下几大类：

【商议型】
商议型邮件，是指一件事还未定/未有结论，需要咨询，或者大家后续讨论决定的。一般在这个事后面加上「〜について」「の件について」「のご相談」，标题就完成啦。

例：

和研究室的老师和前辈们共同决定下个月研讨会的日期的邮件：

「来月セミナーの日程について」

对于一项报告中的事项想要提出疑问的邮件：

「9月に頂いた月次レポートについて」

如果是请求型，也可以用「〜のお願い」，但是因为也可以用「〜について」，所以直接写お願い相对比较少些。如「貴社サービス・カタログ送付のお願い」。

【提交型】
提交型邮件，就是发送某个文件或信息给对方。这种时候一般用「〜のご送付」「〜をお送りいたします」作为题目。

例：

提交一篇写好的文章时：

「今月分記事のご送付」

发送刚结束会议的纪要时：

「グループ会の議事録をお送りいたします」

【通知型】
通知型邮件用于单方面发送通知、告示等，公司或组织内部比较多。也有可能用于对多个用户的邮件中。一般用「〜のお知らせ」来做题目。如果是带有商品介绍性质（或者对方可以自由选择是否参加）的，也可以用「のご案内」

例：

全体员工身体检查的通知

「今年度社員健康検査実施のお知らせ」

公司某个可以自由参加的研修课程的介绍

「情報セキュリティ研修のご案内」

除了这三大类以外，在实际的邮件沟通中也有很多特殊的情况。这时候你可以根据上面三大类的格式来举一反三。

比如你会发现，很多时候都是以汉语名词结尾，并且加上ご表示敬语。这种形式也可以用在一些其他的特定词汇上，比如：

「〜のご報告」
「〜のご連絡」
「〜のご提案」

当然啦，并不是所有的汉字词都可以这么用。所以你可以观察其他人在用哪些词，然后收入囊中变为己用。

三、让邮件题目更地道的小技巧

1.巧用【】强调

在我们前面的分类中用了【】这个强调符。日本人真的很喜欢这个强调符，尤其是把它用在邮件题目的开头，特别醒目。

但是和满天飞的广告邮件不同，在严肃的学术和商务场合，【】不能乱用，频繁的使用会让观者过于疲劳，所以请只在真的需要强调的时候才考虑用它。

比如发送的对象人数特别多，又需要所有收到的人都一一回复的，可以用【要返信】加在标题最前方来提醒。

【要返信】9月30日（月）13:00企画会議出欠確認

如果是一对一的邮件往来，当然就不必加【要返信】，因为对方大概率是会回复的。

同样，如果想强调「不需要回复」，也可以用【返信不要】来标记。要知道，总有的人是生怕失礼，什么邮件都要回复一下的，事先标记好，可以帮助他们节省时间。

【返信不要】〇月〇〇日の同窓会の詳細

2.需要加上自己名字的时刻

如果对方不一定能想的起来我们，或者干脆不认识我们的时候，可以在邮件的题目后面附上自己的名字。但是要切记，不能只用名字来作为题目的全部！

错误：株式会社〇〇の張です

正确：担当者変更のお知らせ (株式会社〇〇 張)

即使是经过别人介绍，只是打个招呼，最好也写到题目里更有礼貌一些。不会让对方摸不到头脑。

〇〇様よりご紹介いただいた〇〇会社の張です

以上就是我们总结的日语邮件题目书写技巧。如果对你有帮助的话，可以点个在看并关注公众号持续获得更新。

本系列的下一篇，我们会讲如何写好邮件的称呼和开头（是的，光这两个的学问就够写一篇文章），敬请期待！

作者：苏菲，2010年赴日，东京大学修士课程毕业后就职于日本IT公司，现居东京，为自由撰稿人。