别穿睡裤开会！日本”云办公”时期，你不得不注意的事

特约作者 / 苏菲

 2020年4月6日，日本首相安倍晋三宣布，包括东京和大阪在内的7个城市于4月7日进入”紧急状态”，以遏制新冠疫情。安倍称，此次紧急状态将持续约一个月，但并不会对城市进行封锁，他还呼吁民众们尽量留在家中，以避免传染。

我们应当注意到，即便日本提出了”紧急状态”，却依旧希望能将社会经济的影响降至最小。这就意味着在日本的企业，除了接待顾客的门店之外，大部分将不会完全停工。在这个时期，也有越来越多的日本企业考虑”Work from home”，也就是远程云办公。

目前东京圈实施云办公的日本企业大概占20%，但今后应该会有所增加。如果你所在的公司已经开始实施wfh，那首先要恭喜你可以不用再暴露在人群之中，在家工作的传染危险会大大减少。但无论对于日本企业还是员工，云办公都是前所未有的工作形式，今天我们就来讲讲这种情况下的商务礼仪，让大家在特殊时期也可以应付自如。

一、邮件

随着办公转为线上，可以预见邮件沟通将会愈发频繁。尤其是公司与公司之间很难采用同一即时信息软件时，往往依赖于邮件来往。这种时候进度很容易卡在邮件的阅读和回复上，因此我们需要做的第一步就是增加检查邮件的频率和回复邮件的速度。

往常可以第二天回复的事，最好是当天内回复，而当天内回复的紧急邮件，最好可以在1-2个小时内回复。

在家工作意味着休息时间更加自由，但不意味着可以甩手不管。如果原来泾渭分明的上班-休息时间是黑白分明，那么现在就相当于全天都是灰色。工作强度可能会降低，不过最好时刻都准备着与同事联系。

二、即时信息

为了解决邮件沟通带来的延迟，很多公司都会采用即时通讯软件。除了LINE、Messenger之外，很多日本的商业即时通讯软件都针对新冠疫情，面向企业推出了免费试用的活动。

笔者通过即时通讯软件工作已经两三年，总结了以下几个小细节，希望大家能够注意：

1.群内沟通时记得@同事

正如微信群多了我们不会一个一个去全篇阅读一样，使用即时通讯软件来处理工作时，由于工作群组过多，很容易漏掉信息。为了保证工作伙伴接到提醒，在发送联络后@相关人员是最基本的礼节。（我们国内用微信群联络工作时经常也是这样做的）

2.发送信息较多时避免一条一条分开来发

我们聊天时一来一回，往往以短语为主。但如果想给同事发一段逻辑完整的观点，或者较长的通知时，最好不好一条一条分开来发，而是把内容写全，发在同一条长信息里。

首先，这样做可以避免多条信息发送中途被其他人意外打断；其次，有话一次性说完，就不需要对方停下来等你发后半部分，再次，单条信息方便对方复制，以进行备份和进一步传播。

3.如无必要尽量不要发语音

这一点大家一定都懂吧，语音消息不是在任何场合都方便听取，而且很难备份和快速查看总结。如果不是迫不得已，尽量不要用语音的形式。哪怕对方发语音过来，最好也用文字条理清晰地进行回复。

三、电话会议

日本公司里会议繁多，即使云办公，也有很大概率会以电话会议的形式继续执行之前的线下会议。用电话开会，请注意以下几个小提示。

1.提前10分钟挂在会议间

电话会议最尬的就是网络没调试好，导致一群人坐在电脑前等一个。所以第一次用某个电话会议软件/平台的时候，最好提前一小时调试一下，并保证自己的电脑麦克和摄像头都正常。哪怕是之前用过的软件或平台，也建议提前10分钟进入会议间（或者打开会议窗口）挂在里面，以防止家里网络变化，突然登录不上时措手不及。

2.在家里收拾出用来开会的整洁背景

电话会议时最好选取明亮的客厅或者窗前，自己背后的房间最好收拾的干净整洁一点，让光线照到自己脸上，这样表情看得清楚，也会给人好印象。想象一下，在一间阴暗的房间里毫无精神的脸，会让人怀疑你是否刚刚睡醒就上线开会。

3.最好穿得和工作时差不多，女生化淡妆

日本对于着装和仪表比较在意，所以最好是穿着跟平时在公司里工作时差不多的衣服开电话会议。平时穿西服衬衫，开电话会时可以穿个衬衫即可；平时比较休闲的话就穿适合见人的衣服。但千万不要想着只穿上半身就够了，因为你永远不知道会不会开着会就站起来拿水关门窗，而忘记自己的睡裤早已暴露在同事眼中。

女生的妆容可以比平时略淡一些，不过不建议纯素颜。可以轻轻拍一层粉调整下肤色，然后画好眉毛，涂一层淡淡的唇彩。

当然，如果只是语音的电话会，房间和穿着就不用在意了。只是一定要提前调试好电脑，因为有时候由于默认设置或者误操作，语音会议时也会不小心打开摄像头，这是多么可怕！

四、必要的见面

即使在非常时期，有时候我们也必须出门与人见面。尤其比较传统的业界，有些职位即使不情愿也要进行线下拜访。

如果你真的不得不线下拜访其他人，首先要注意做好防护措施。带好口罩、自用手绢（很多公共厕所已经停止供应擦手纸和吹干机）、消毒喷雾等再出门。

在日本的线下商务场合，一般为了礼貌会摘下感冒和花粉用的口罩。所以对方可能也会有所顾虑，怕戴着口罩开会有失礼节。因此，为了能够见面时双方都带好口罩，建议大家事先邮件和对方沟通好这件事，表示为了彼此的健康着想，希望都带着口罩开会。

以上就是在日本进入云办公时期时给大家的一些小建议。

除了商务礼仪之外，云办公最大的课题之一就是如何保持规律的生活和较高的工作效率。

为了解决这个问题，我们可以尝试着给自己的生活找一个固定”锚点”。比如在家中固定的运动时间、午饭时间、读书时间等。完全没有锚点的话，我们往往会不知不觉中陷入混乱的作息，但只要有一两个锚点，就能在其前后安插其他活动，尽量保持生活规律。如果你对自己的作息没有信心，可以尝试一下这个方法，可能会有奇效。

作者：苏菲，2010年赴日，东京大学修士课程毕业后就职于日本IT公司，现居东京，为自由撰稿人。