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2019/08/14(Wed)

不知道如何与日本上司相处?五个沟通技巧,帮你填平文化鸿沟

有的中国人在日本企业里工作时,会遇到这一个”怪”现象:日本上司和其他同事相处融洽,可是和自己就略觉疏远,甚至关系别扭。原因到底是什么?难道是被歧视了吗?

其实这种现象并不罕见,其原因也并非全都是歧视。作为在日企中工作的中国人,我们和上司之间不仅仅有上下级的隔阂,还多了一条文化差异的鸿沟,这条天然存在的鸿沟,如果不去做一些额外的努力,就会以关系疏远,性格不合等形式表现出来。

这样的人际关系,其实质问题都在于”沟通”。作为员工,如果能够主动考虑到上司的立场,改进沟通方式,就能够避免许多不必要的误会和矛盾。我们总结了五条在日本公司中与上司相处时的沟通技巧,希望能够对你有所帮助。

一、 重视”报联相”,是和上司拉近关系的第一步

进入日本公司后,我们首先学会的往往就是”报告、联络、相谈”。

报告,指的是将自己日常的业务进度和任务状态向上司汇报;
联络,指的是将工作相关的既成事实传达给上司;
相谈,指的是情况难以判断时,同步给上司使其协助。

这三大基础沟通方式,很多人都熟悉,但其实能够实践到位的人并不多。在报联相的实践中,我们要特别注意三个关键点:

主动性:
曾经遇到过同学在打工时,对于分配的任务不管听没听懂都一口承应下来。工作过程中问他,他也拍着胸脯说没问题很顺利,结果一到快要交成果的时候,他才支支吾吾地找来负责人,说其实从一开始就出了搞不定的大乱子。你问他”为什么不早点说?”
他则会回答”我想着自己研究一下解决就好了,结果最后才发现办不到……”

这样的新人,往往会让前辈和上司哭笑不得。
他们在遇到意外时,怕报告了会挨骂或者事情变复杂,就倾向于自己默默解决。殊不知,这样做的结果往往是问题发酵得更大,更难收拾,给别人添了更大的麻烦。

在工作出现变化、意外、以及结果与预期不相符时,千万不要自己捂着,坦诚地与上司沟通是非常重要的。这不仅能提高双方的信赖度,也能在工作中避免严重失误的发生。

客观性:
在报联相时,我们会不小心把自己的主观臆测和事实混淆,造成沟通误会。
比如同事原话说的是”这个项目今天之内是做不完了”,我们在传达的时候却不由自主的加入自己的脑补方案,转述成了”这个项目今天做不完,需要延迟到明天”。可是同事真的想表达后一句的意思吗?他也许心里想的是,今天做不完所以需要全组加班,也有可能想的是今天之内做不完了所以需要紧急联络客户,如果我们把后一句擅自添加上去,后面的解决方案就可能完全对不上了。

正确的描述方法是先只叙述事实。一句话简单点明主旨,然后按照顺序分条目详细叙述经过。在整个事实都叙述完毕后,如果自己有主观看法,再加入”我认为可以……”另行叙述。

及时性:
报联相最忌拖延。迟到的信息会给上司懒惰不认真的印象。
一般来说,重大事件需要我们立刻联络上司,少数不得不优先处理问题的,也要在初步处理完毕后马上联络。对于非重要事项,则可以每天工作结束时进行报联相。

报联相不仅仅是一种形式,更是员工和上司培养日常信赖关系的最佳方式。这三个动作可以让上司实时掌握各个下属的工作状况,从而更好地把握全局。甚至可以说,下属的相联报质量,直接关系到上司决断的正误。

二、对日语没信心时,先在幻灯片里列好提纲


语言在沟通中起到了关键的作用,也是中国员工较大的短板。
有的人日语的学习时间较短,在语言能力对沟通造成一定障碍后,会形成逃避心理,想方设法尽量减少与上司的对话。这其实会让沟通问题更加严重,是主动把自己从团队众疏远了。

其实,即使语言能力尚未达标,我们也可以用一些前期工作来弥补语言上的不足。

在会议或者谈话前,可以做一张简单的幻灯片,把自己想说的要点分明别类地列举出来,每个大点下面还可以分几个小的要点。在沟通时,把幻灯片放映出来,与上司一起边看边讲即可。

这样做有两个好处:第一,有了提纲,自己说话就不至于忘前往后语无伦次,更加条理分明;第二,即使日语发音或语法不够准确,上司看到书写出来的要点,也同样能明白大体意思。在这个基础上再针对细节做一些问答,我们的信息便能很好的传达给对方了。

三、谈话过后及时邮件跟进


日本人之间对话,都会有错听和误解,何况外国人的我们呢?所以不仅前期工作不可缺,后期跟进工作也同样重要。

每一次与上司对话后,我们都可以简单总结一下自己传达过的要点、沟通后的结论以及下一步的任务,以邮件的形式在当天发给对方。它不仅能防止双方对沟通结果的误解,也是我们对自己思路的再次梳理总结。同时也在向上司传达着一个隐含信息——这个员工认真而细致。

四、有矛盾别置气,对症下药寻找理性解决方案


日企的中国员工向我们提问最多的内容之一,就是”上司脾气不好,我该怎么与他们相处”了。

在这些人中,有的上司异常严厉,对下属的一切工作成果都持嘲讽态度;有的上司总是不满意,却给不出准确的意见,让下属摸不着头脑;有的上司自己业务能力强,却不懂得耐心指导员工,让下属对自己的能力日渐失去自信……

我们要承认,的确不是每个人都能成为完美的上司。沟通方式不够合适,甚至语出伤人的还真不少。很多时候矛盾并不都是我们的错,无需太自责。但我们也要明白,真正优秀的人,在这样的”带刺上司”下同样能够做出成绩。

首先,人被否定和冒犯后,难受是正常反应。我们要坦然接受这种心态,并用理性及时控制情绪。自己的成果被否定,是一件让人无比沮丧甚至气愤的事情。但带着情绪反击,只会让关系恶化,工作停滞。

情绪稳定后,我们可以动用理性去思考上司这样做的原因。如果上司没有给出具体的指示,可以问问他具体是哪里不够满意,哪里还可以做进一步的改善。如果上司对于这两个问题做出了具体指示,可以再次复述一遍,并请他确认复述是否正确。在双方对下一步的改善方法达成共识后,今后的任务就会更加明确,上司的批判情绪也会就此消解不少。

当然,这只是在正常情绪范围内的处理方式。如果你遇到的上司明显带有恶意,屡屡口出恶言,对你造成了精神伤害时,就需要考虑和公司里的相关部门聊一聊,寻求第三方的协助。

五、换位思考,了解上司的KPI


前些日子,在市场部工作的朋友跟我抱怨说:”我明明找了不少数据,把道理都掰开了揉碎了分析,逻辑上无懈可击,可上司还是不听我的。他是不是傻?”

“上司莫名无视显而易见的答案””上司做出的明显错误的判断”也是大家常常会遇到的课题。如果是难以抉择的复杂问题那还好说,但有些道理明明那么清楚,上司为什么就是不理解不明白呢?

这时候,很可能观点的不同,来自于你们的立场不同。

大部分情况下,上司和我们一样,也只是公司的员工之一。他也有自己的业绩指标,也需要向他的上一级进行汇报。在日企里,这种情况尤其常见。

当我们的判断与上司明显相左时,不要就此放弃沟通。不妨思考一下,上司的KPI是什么,业绩目标以及需要考虑的其他利害关系又是什么。我们和他们的结论不同,是否因为判断基准原本就不一样?

把自己置于对方的立场换位思考,有时会让我们看到原本被忽略的东西,会帮助我们理解对方的思维方式。无论是想要寻求上司的认同,还是想要说服对方改变想法,这种换位思考都对我们有非常大的帮助。

总结:
归根结底,在我们与日本上司的相处中,需要结合两个大方面来考虑自己的沟通策略:下级和上级的沟通策略以及日本特殊的企业文化。
在大部分情况下,采取对方能接受的沟通文化,晓之以理,动之以情,就不难达成流畅的沟通,不同文化的人之间也能培养起坚固的信任关系。希望这五个技巧,能够帮助你在日企中得到更多应得的认同。

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